مقایسه نسلهای
مختلف سیستمهای دبیرخانه
|
نسل اول |
دبیرخانه
هایی که فقط در ادارات دبیرخانه سازمانها نصب بوده اند و تنها
به ثبت و ضبط و شماره گذاری نامه ها می پرداخته اند نقطه ضعف
اصلی این سیستمها این بوده که سهولت در انجام کارها را
نداشته و تنها مشکل ثبتهای قانونی فرآینده را حل می
کرده اند. |
|
نسل دوم (نسل
جاری) |
سیستمهایی
که هم اکنون بسیار رایج بوده و تکنولوژی جدیدی که
آنها را به نسل دوم تبدیل نمود
وجود کارتابل های الکترونیکی و ارجاع نامه ها به کارشناسان سازمان در محل کار خود
آنها و از طریق شبکه های رایانه ای بوده است. نقطه ضعف بزرگ
این قبیل سیستمها ثبت کلیه اطلاعات مهم و ضروری
در داخل متن ها و عکسهای اسکن شده با قابلیت بازیابی بسیار محدود و
ناتوان در ارائه گزاراشات مدیریتی و تطبیق با
سایر سیستمهای سازمان می باشند. |
|
نسل سوم (نسل آتی) |
دبیرخانه
های مبتنی بر مدیریت فرآیندهای
اداری/تجاری بر مبنای معماری BPM این
دبیرخانه های علاوه بر داشتن توانایی دو نسل گذشته
قابلیت خاص گردشهای ساختارمند و همچنین گردشهای قابل
تعریف به همراه قابلیت ثبت اطلاعات در فرمهایی که توسط
کاربران ارشد سازمان تعریف شده اند می باشند. |
امکانات
اصلی سیستم اتوماسیون اداری و دبیرخانه پیوند
دقت و
سرعت در ثبت، ارجاع و پیگیری نامه ها
گردش کامل
نامه از دبیرخانه تا بایگانی به صورت کاملا
الکترونیکی
تعريف
كاربر به تعداد نامحدود
عدم
محدودیت در تعداد دبیرخانه ها و شماره نامه ها
امکان تعریف
شماره نامه مجزا برای هر سال / دبیرخانه و ...
محیط
کاملاً مبتنی بر وب
قابلیت
استفاده از نرم افزارهای قدرتمند سنتی در امور دبیرخانه (مانند MS Word)
قابلیت
همزمان پشتیبانی چند شعبه ای و چند دبیرخانه ای
کاربری
آسان
متمایز
کردن نامهها
بر مبنای تعاریف و استاندارد
سیستمهای جهانی نامه نگاری
جلوگیری
از حذف ناخواسته نامههایی از کارتابل که ارجاعات یا اقدامات آن
ها هنوز خوانده نشده
است
امکان تعیین
زاویه مناسب برای نمایش تصاویر نامهها در کارتابل و ثبت
مجدد آن ها در بانک اطلاعاتی
سهولت در
ورود اطلاعات و کار با سیستم
مشاهده
کارتابل از راه دور
امنیت
تعریف
نمودار سازمانی بصورت گراف کاملاً باز که قابلیت اتصال به
بانکهای اطلاعاتی سازمان را نیز دارا می باشد
معرفی
کاربران سیستم و تعیین سطح دسترسی با توجه به رده
مسؤلیتی هر یک بر اساس نقشهای قابل تعریف
اعمال
سطوح امنیتی برای کاربران
امکان
ورود به سیستم برای هر کاربر با امنیت بسیار
بالا
طبقه
بندی نامه ها با سطوح مختلف از عادی تا به کلی سری
کنترل حوزه
دسترسی کاربران به اطلاعات
ایجاد
هوشمندی لازم به منظور جلوگیری از ورود افراد غیرمجاز که
سعی در شناسایی کلمه رمز کاربران سیستم دارند
تعریف
حوزه ارجاع و محدودسازی کاربران در ارجاع نامهها به قسمتهای مختلف
سازمان
امکان
غیر فعال کردن کاربران قدیمی، به منظور عدم ورود به سیستم
و یا ارجاع امور به ایشان بی آنکه در گزارشات و بخشهای
جستجو خللی وارد آید
جلوگیری
از ورود کاربران به سیستم در مواقعی که لازم است اصلاحاتی در
سیستم اعمال شود
امکان
جایگزینی مدیران جدید (کاربران سیستم) به
جای افراد قبلی بدون آنکه در روند کار مربوط به اطلاعات گذشته
خللی وارد آید
دسترسی
به نامه های کارتابل اقدامی و پیگیری از
طریق وب
امکان
جستجوی پویا روی نامههای مجاز از طریق وب
امکان
پاراف و صدور دستور روی نامهها از طریق وب
امکان ثبت
اقدامات انجام شده روی نامهها از طریق وب
امکانات فنی
سیستم
قابلیت
کار در محیط های شبکه ای و وب
فشرده
سازی حجم تصاویر نامه ها و ذخیره آن ها در بانک اطلاعاتی
سیستم
امکان
گرفتن نسخه پشتیبان از اطلاعات به صورت روزانه، هفتگی و ماهیانه
در ساعات قابل تعریف از شبانه روز و امکان بازیابی آن ها
امکان چاپ
با چاپگرهای مختلف در انواع صفحات
امکانات کلی نرم
افزار:
وجود
کارتابل شخصی برای هر سمت به صورت جداگانه
امکان
تعریف چارت اداری در نرم افزار
امکان
تعریف پست های اداری
امکان
تعریف روابط کاری و مسیر گردش مکاتبات اداری
امکان ثبت
لیست گیرندگان و فرستندگان نامه
امکان تعریف
مکانهای بایگانی نامه ها
امکان تعریف
سطوح دسترسی برای تمامی کاربران
امکان ثبت نامه
های وارده
امکان ثبت نامه
های صادره
امکان ارجاع نامه به
سایر افراد
امکان جستجوی
نامه ها
تولید شماره
اندیکاتور به صورت اتوماتیک
امکان ثبت
تصاویر نامه ها
ثبت هر نوع
فایل پیوست برای نامه
امکان ثبت سوابق عطف
و پیرو برای نامه
امكان ايجاد كپي و
رونوشت متعدد از يك نامه و بايگاني آنها
تايپ نامه توسط
ويرايشگر MS
Word
ليست امکانات کارتابل
نمایش کامل
گردش نامه
امکان مشاهده پاراف
تمامی اشخاص ارجاع دهنده نامه
امکان نمایش
کلیه سوابق ارجاع یک نامه از ابتدا تا انتها همراه با پاراف های
متنی روی آن نامه
امکان
تاییدگیری برای تمامی افراد ارجاع
گیرنده
ثبت اتوماتیک
تاریخ جهت اقدام و بایگانی پس از ارجاع
امکان مشاهده تصویر
نامه
امکان مشاهده متن
تایپی Word
نامه های صادره
امکان ایجاد
بایگانی و زونکن های شخصی برای نامه بصورت
درختی
امکان درج
توضیحات و ویرایش روی پوشه های
بایگانی، زونکن ها و نامه ها
امکان ارجاع
پیش نویس نامه برای دبیرخانه جهت تایپ و ارسال آن
به بیرون از سازمان
امکان ثبت نامه
های داخلی سازمان با درج موضوع و الصاق فایل تصویری
یا متنی (Word)
و ارجاع آن به دیگر کاربران
امکان تعریف و
استفاده از الگوها در نامه داخلی
امکان
تغییر رمز کاربری توسط کاربران بدون نیاز به مراجعه به
راهبر سیستم
امكان استفاده
كاربران متعدد بطور همزمان از سيستم
تحت وب وسرویس
دهنده Windows2003 Server و پايگاه داده اي SQL Server2008
امور دبیرخانه
ای
گردش
الکترونیکی نامه ها در تمامی سطوح ساختار سازمانی بدون
نیاز به ارسال فیزیکی نامه ها (Paperless)
انجام
عملیات طبقه بندی نامه ها و اسناد بر اساس دسته بندی ها و
موضوعات مشخص شده
انجام
امور عادی دبیرخانه شامل ثبت، بازیابی و
ویرایش کلیه مکاتبات و ارتباطات
امکان ثبت
مشخصات اشخاص حقیقی و حقوقی
ثبت آسان
کلیه نامه های وارده، صادره، داخلی
ثبت
وکنترل و پیگیری انواع امور ارجاع شده
تایپ
نامه ها توسط ویرایشگر Microsoft Word
امکان
تعریف الگوهای متنوع برای متن نامه در Microsoft Word ثبت فرستندگان قبلی نامه (درج مسیر گردش نامه،
قبل از رسیدن به سازمان حاضر)
امکان
تعریف مشخصه های فنی اسناد و طبقه بندی آن ها در گروه
های : نامه، تصویر، متن، نقشه، فایل و ...
امکان ثبت
اطلاعات تصویری حجیم
ثبت
تصاویر (Scan) نامه های وارده به سیستم و حفظ آنها در بانک
اطلاعاتی اصلی سیستم
امکان
الصاق انواع ضمایم و پیوستها شامل متن، عکس، فیلم و صدا به نامه مورد نظر
تولید
خودکار شماره ثبت حسب نیاز سازمان
تایپ
نامه با صفحه بندی و قالب قابل تعریف با امکان جستجو
امکان
طبقه بندی نامه ها براساس مراحل گردش و اقدامات انجام گرفته بر روی آن
ها (به صورت در دست اقدام، ارجاع شده، درخواستهای من، حذف شده ،
عودتی و ...)
بایگانی
نامه بر حسب موضوع، شماره پرونده و ... (هر نوعی که کاربر بخواهد)
امکان ثبت
رونوشتهای
نامه
امکان
تهیه پیشنویس
برای نامههای
صادره وداخلی و تصحیح مکرر آن تا مرحله ثبت نهایی
امکان
تعریف گروههای کاری (ترکیبی از کاربران و قسمتها)
بصورت شخصی و سازمانی
امکان
ارسال گروهی نامهها
امکان
ارجاع گروهی یک نامه
قابلیت
انتخاب گیرندگان، رونوشت گیرندگان و نحوه نگارش نامه هنگام چاپ، امکان
تعریف کد دلخواه در هر یک از قسمتهای تعریف موضوع، ،
سازمان، فرستنده، گیرنده و کاربر
امکان
پشتیبانی روشهای
مختلف گردش مکاتبات (متمرکز، نیمه متمرکز و غیرمتمرکز)
کارتابل
الکترونیکی
ایجاد
کارتابل برای کلیه مدیران و کارشناسان در سطوح مختلف
سازمانی
محیط
کارتابل به صورت ساختار درختی (جهت
دسترسی سریع به امکانات برنامه)
امکان
پیگیری کارها از طریق کارتابل و دریافت پاسخ
های مربوطه و ارسال تذکرات لازم تا اتمام کار
امکان
الحاق انواع مختلف فایل به نامه نظیر قالبهایBMP، DOC،WAV
،DWG ، PDF
امکان
پاسخگویی
به کارهای ارجاع شده و اعلام خاتمه کار
نمایش
همزمان چند نامه یا سند در کارتابل با قابلیت ویرایش هر
یک و تولید سریع ارجاع
نمایش
و چاپ فهرست کامل ارجاعات یک نامه (گردش نامه)
ارجاع
دستهای
اسناد و نامهها به
افراد
خروج
خودکار نامه از کارتابل پس از ثبت ارجاع جدید
تایید
نامه از داخل کارتابل (ثبت پاراف در متن و تصویر نامه بعنوان
تایید کننده)
نمایش
جدولی لیست نامهها و امکان مرتب سازی و جستجوی
سریع روی هر ستون از جدول
امکان
بایگانی نامه ها در پرونده های شخصی و سازمانی در
محیط کارتابل
پاراف
الکترونیکی
ارجاع
متوالی نامه به قسمت های مختلف همراه با تعیین
الویت اقدام و نوع ارجاع به منظور پیگیری مراحل اقدام
کارها در هر مرحله
استفاده
از لیست آخرین "ارجاع گیرندگان" (با استفاده از
کلیدهای میانبر)
ارجاع
کلیه سوابق قبلی یک نامه یا سند (اسناد و نامههای
مرتبط)
درج اقدام
برای کلیه ارجاعات مشاهده شده قبلی
امکان
پاسخ به ارجاعات
سوابق
کارها و بایگانی
تشکیل
پرونده های متنوع شخصی و سازمانی در بایگانی
طبقه
بندی نامه ها با استفاده از موضوع یا موضوعات نامه
ردیابی
نامه از طریق شماره های عطف و پیرو و بازگشت
امکان درج
همزمان شماره نامه های عطف، پیرو و بازگشت به تعداد لازم (نامحدود)
در مشخصات نامه
درج
خودکار شماره نامههای عطف، پیرو و بازگشت در قسمت اقدامات نامههای
مرجع
مشاهده
همزمان کلیه نامه هایی که از طریق شمارههای عطف،
پیرو و بازگشت به یکدیگر مرتبط شده اند
دسترسی
به اطلاعات سال های قبل
پیگیری
الکترونیکی
ثبت
اقدامات انجام شده بر روی نامه در قسمت های مختلف سازمان به همراه نام
اقدام کننده، تاریخ و ساعت اقدام
پیگیری
و کنترل مکاتبات داخلی بین واحدها مشاهده سوابق ارجاعات انجام
شده روی هر نامه .